Wissen teilen

von Conny S.
Lässt sich Wissen managen? Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie von dem Wissen ihrer Mitarbeiter profitieren statt es ungenutzt oder gar verloren gehen zu lassen?

Wissensmanagement in unternehmen

von Conny S.

Lässt sich Wissen managen? Wie können Unternehmen sicherstellen, dass sie von dem Wissen ihrer Mitarbeiter profitieren statt es ungenutzt oder gar verloren gehen zu lassen?

Haben Sie bei Ihrer Arbeit schon einmal ein Dokument mit wichtigen Informationen auf dem gemeinsamen Laufwerk abgelegt oder als Rundmail an die Kollegen verschickt? Auf einer internen Konferenz eine Präsentation über Ihr Fachgebiet gehalten? Oder einem neuen Mitarbeiter Tipps gegeben? Durch das Teilen Ihres Wissen mit anderen haben Sie bereits Wissensmanagement betrieben.

Der Begriff „Wissensmanagment“ – oder im Englischen „Knowledge-Management“ – tauchte erstmals in den 1980er Jahren auf und befasst sich damit, wie vorhandenes Wissen erfasst, gesichert, weiterentwickelt und sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen nutzbar gemacht werden kann.

Definition und Ziele von Wissensmanagement

Laut Wikipedia ist Wissensmanagement „ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen“. „Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen“, definiert das Gabler Wirtschaftslexikon.

Wissensmanagement ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht enorm wichtig. Wissen gilt inzwischen als vierte Produktionsressource neben Kapital, Boden und Rohstoffen und ist zum entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg geworden. Dies untermauert auch eine Umfrage von Haufe, in der 71 Prozent der Befragten Wissen als einen sehr wichtigen Erfolgsfaktor benennen.

Ziele, die Unternehmen mit Hilfe von Wissensmanagement verfolgen:

– Wissenspotential heben

– Wissen strukturieren, erhalten und verfügbar machen

– Entstehung von neuem Wissen fördern

– Innovationskraft erhöhen

– Prozesse verbessern und Bürokratie verringern

– Kostensenkung und Zeitersparnis

– Produktivität steigern

– Kundennähe verstärken

– Wettbewerbsfähigkeit ausbauen

Nur Unternehmen, die aus ihrem Know-how einen Vorteil gegenüber ihren Mitbewerbern generieren, können innovative Produkte und Dienstleistungen anbieten und sich auch in der Zukunft Marktanteile sichern.

Wie schon Albert Einstein erklärte:

„Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens“.

Definition und Untergliederung von Wissen

„Wissen bezeichnet die Gesamtheit der Kenntnisse und Fähigkeiten, die Individuen zur Lösung von Problemen einsetzen. Dies umfasst sowohl theoretische Erkenntnisse als auch praktische Alltagsregeln und Handlungsanweisungen. Wissen stützt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden. Es wird von Individuen konstruiert und repräsentiert deren Erwartungen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge.“, so die Definition der Autoren Probst, Raub und Romhardt. Demnach ist Wissen mehr als reine Information. Neues Wissen entsteht dann, wenn Information mit eigenen Erfahrungen und bereits vorhandenem eigenem oder fremdem Wissen verknüpft wird.

Wissen lässt sich in verschiedene Arten untergliedern. Im Wissensmanagement wird üblicherweise nach explizitem und implizitem Wissen unterschieden. Weitere Unterteilungen sind individuelles und kollektives Wissen sowie internes und externes Wissen.

Explizites Wissen („People-to-Document“) bezeichnet greifbares Wissen, das sich außerhalb der Köpfe einzelner Personen befindet. Es ist gespeichert, dokumentiert und kann über verschiedene Kanäle leicht weiterverteilt werden, zum Beispiel in Form von Arbeitsanweisungen, Ablaufzeichnungen oder Produktbeschreibungen.

Implizites Wissen („People-to-People“) hingegen ist schwer greifbar, speicherbar, dokumentierbar und verteilbar. Es handelt sich um Wissen in Form von Können und Erfahrung oder um spezielle Fertigkeiten, gespeichert in den Köpfen einzelner Personen. Dieses Wissen steht anderen nicht zur Verfügung und kann meist nur im direkten Kontakt zwischen den Mitarbeitern ausgetauscht werden. Implizites Wissen ist der weitaus größere Anteil am Unternehmenswissen.

Motivation Wissen zu teilen

Was würde Sie dazu veranlassen, Ihr Know-how mit Kollegen und dem Unternehmen zu teilen, statt es einfach für sich zu behalten? Hier werden zwei unterschiedliche Ansätze betrachtet – die intrinsiche und die extrinische Motivation.

Intrinsische Motivation

Der Begriff bezeichnet den eigenen inneren Antrieb, eine Aufgabe um ihrer selbst Willen zu erledigen. Der Anreiz zu handeln liegt in der Tätigkeit selbst.

Merkmale intrinsicher Motive:

– Aufgabe ergibt Sinn und macht Spaß

– Aufgabe wird als interessant oder herausfordernd wahrgenommen

– Aufgabe befriedigt eigene Interessen

Extrinsische Motivation

Die extrinsische Motivation hingegen ist eine durch äußere Reize hervorgerufene Form der Motivation. Man handelt, weil man sich Vorteile (Belohnung) verspricht oder negative Folgen (Bestrafung) vermeiden möchte.

Merkmale extrinischer Motive:

– Aufgabe bringt Aussicht auf Vorteile oder Privilegien (Gehaltserhöhung, Dienstwagen)

– Aufgabe verbessert eigene Lage oder die der Abteilung/des Unternehmens

Die meisten Handlungen werden in der Praxis aus einer Kombination von intrinsischen und extrinschen Motiven ausgeführt. Anreize wie Gehaltszulagen oder Statussymbole allein schaffen erwiesenermaßen keine dauerhafte Teilnahmebereitschaft, jedoch ist es nach Untersuchungen des amerikanischen Wissenschaftlers Jeffrey Carpenter schon ausreichend, Mitarbeiter ernsthaft mitreden und mitentscheiden zu lassen, um deren Motivation zu erhöhen. Außerdem hat sich gezeigt, dass immaterielle extrinsiche Anreize wie beispielsweise Lob von Vorgesetzten oder die Anerkennung von Kollegen die intrinsische Motivation steigern können. Materielle extrinische Anreize wie Geld oder Statussymbole schwächen dagegen die intrinsiche Motivation eher.

Unternehmen, die ihre Mitarbeiter nachhaltig zur Teilnahme am Wissensmanagement motivieren wollen, sollten also folgende Rahmenbedingungen schaffen:

– Eigeninitiative und selbstständige Arbeit ermöglichen

– Kompetenzen und Verantwortung übertragen

– Mitarbeiter an Entscheidungsprozessen beteiligen

– Mitarbeiter an Unternehmenserfolgen beteiligen

– Anerkennung und Wertschätzung durch das Management

Wie eine Studie von Bitkom zeigt, teilen erfreulicherweise knapp zwei Drittel ihr Wissen gerne mit Kollegen. Ebenso stimmen 63 Prozent der Aussage zu, durch gegenseitigen Austausch ließen sich bessere Arbeitsergebnisse erzielen.

Voraussetzungen für Wissensmanagement

Das erfolgreiche Implementieren von Wissensmanagement steht und fällt folglich mit einer Unternehmenskultur, die auf Offenheit, Respekt und Wertschätzung basiert. Das Management sollte Wissensmanagement als einen Teil ihrer Führungsaufgabe ansehen und als einen wertvollen Beitrag zum Unternehmenserfolg achten und kommunizieren. Der gegenseitige Austausch von Mitarbeitern und Führungskräften über Organisationsgrenzen hinweg muss gewünscht sein und ermöglicht werden. Trotz und gerade wegen der meist hohen Arbeitsbelastung und des Zeitdrucks im Unternehmensalltag.

Zugleich ist es erforderlich, eventuelle Vorbehalte ernst zu nehmen. Mitarbeiter könnten Bedenken haben, zu viel ihres Wissen wegzugeben und nichts zurückzubekommen. Das war die Sorge von jedem dritten Befragten in der bereits genannten Bitkom-Studie. Andere behalten gemäß dem Motto „Wissen ist Macht“ absichtlich Wissen für sich, in der Annahme, es würde Vorteile bringen. Doch nur wenn jeder einen Beitrag leistet und im Gegenzug auch selbst vom Wissen anderer profitiert, kann Wissensmanagement langfristig erfolgreich sein.

Methoden des Wissensmanagements

Wissensmanagement ist mehr als die Erfassung und Speicherung von Wissen. Es geht nicht nur um die Implementierung der technischen Infrastruktur wie einer Datenbank oder Software, sondern genauso um organisatorische Maßnahmen wie Prozesse und Zuständigkeiten. Dafür stehen eine Reihe von Methoden und Instrumente zur Verfügung. Es wird beispielsweise unterschieden zwischen technischen und digitalen Methoden wie Content Management Systemen, internen sozialen Netzwerken oder Suchmaschinen im Intranet. Weiter gibt es Instrumente zur Planung, Bewertung, der Kreativitätsförderung oder kommunikationsbezogene Methoden. Einige Beispiele sind Best Practice Sharing, Lessons Learned, Mentoringprogramme, die Einrichtung von Think Tanks oder auch Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter.

Erfolgsmessung im Wissensmanagement

Vor der Einführung von Wissensmanagement sollte die Definition von Wissenszielen stehen. Diese leiten sich aus den Unternehmenszielen ab und sind die Voraussetzung für eine spätere Erfolgsmessung. Ohne diese konkreten Wissensziele ist Wissensmanagement weder überprüfbar noch sinnvoll. Neben der Erfolgsbewertung des Wissensmanagements anhand von Kennzahlen eignen sich darüber hinaus auch Instrumente wie die Wissenbilanz, die Balanced Scorecard sowie Mitarbeiterbefragungen.

Fazit

Kann man Wissen denn nun managen? Wissen an sich wohl nicht, doch durchaus den Aufbau einer Wissenskultur. Das Bewusstsein bei den Mitarbeitern wie auch beim Management entsteht nicht über Nacht. Doch wenn es gelingt, werden letztendlich alle vom gegenseitigen Austausch profitieren. Denn der größte Pluspunkt beim Wissen teilen ist: Wissen vermehrt sich, es entwickelt sich weiter und gewinnt an Wert.

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